a a a

Polityka transparentności

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI)
DLA SPÓŁEK
EPP PROPERTY MANAGEMENT Sp. z o.o.
EPP COMMUNITY PROPERTIES – PM SERVICES Sp. z o.o.

SPIS TREŚCI
1. Definicje
2. Przetwarzanie danych przez Administratora
3. Kontakt z Administratorem
4. Bezpieczeństwo Danych osobowych
5. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania
6. Odbiorcy danych
7. Przekazywanie danych poza EOG
8. Okres przetwarzania Danych osobowych
9. Uprawnienia związane z przetwarzaniem Danych osobowych
10. Zmiany Polityki przetwarzania Danych osobowych

1. DEFINICJE

1.1. Administrator – oznacza łącznie Administratora 1 i Administratora 2 lub, w zależności od kontekstu, któregokolwiek z nich.
1.2. Administrator 1 – spółka pod firmą EPP PROPERTY MANAGEMENT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
1.3. Administrator 2 – spółka pod firmą EPP COMMUNITY PROPERTIES – PM SERVICES sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
1.4. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
1.5. Obiekt – galeria handlowa, zarządzana przez Administratora.
1.6. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą Dane osobowe przetwarzane przez Administratora.
1.7. Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.
1.8. Pracownik – osoba fizyczna zatrudniona przez Administratora na podstawie umowy o pracę.
1.9. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.10. Spółka – Administrator
1.11. Współpracownik – osoba fizyczna świadcząca na rzecz Administratora usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło).

2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

2.1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator 1 oraz Administrator 2 przetwarzają Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
2.2. Administrator 1 i Administrator 2 są współadministratorami Danych osobowych na podstawie stosownego porozumienia.
2.3. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy najmu). Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
2.4. Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.
2.5. Przetwarzanie Danych osobowych może odbywać się w sposób zautomatyzowany, tj. zautomatyzowane podejmowanie decyzji przez Administratora na podstawie danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z konta uczestnika w aplikacji, i/lub udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio w poszczególnych akcjach i w związku z korzystaniem z aplikacji – pod kontem zainteresowań i preferencji uczestnika – w celu przygotowania indywidualnych ofert dla uczestników, w tym ofert Administratora i/lub partnerów akcji –w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w poszczególnej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to art. 22 ust. 2 lit. a RODO). Administrator dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych – może dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących osób fizycznych w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognoz na przyszłość dla celów marketingowych, w tym na potrzeby kierowania do uczestników reklam kontekstowych, tj. dopasowanych do indywidualnych preferencji uczestnika.
Administrator w przypadku dostarczenia przez Uczestnika wystarczającego zakresu danych, będzie dokonywać profilowania w ramach niezbędności wykonywania umowy w celu przygotowania i dostarczenia dopasowanych Promocji.

3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

3.1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres korespondencyjny: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
3.2. Administrator wyznaczył Koordynatora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: rodo@epp-poland.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratora.

4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

4.1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
4.2. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
4.3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych, dokonuje oceny skutków dla ochrony danych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
MONITORING WIZYJNY

5.1. W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator stosuje w obiektach związanych z prowadzoną przez niego działalnością monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren przez niego zarządzany. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż opisane poniżej.
5.2. Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku na terenie Obiektu, oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.
5.3. Obszar objęty przez Spółkę monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.

KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA

5.4. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, Dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
5.5. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.
5.6. Spółka przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

KONTAKT TELEFONICZNY

5.7. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

ZBIERANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW

5.8. W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy (np. umowy najmu, umowy handlowej z partnerem biznesowym lub umowy dotyczącej prowadzenia działań windykacyjnych związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą), Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

PROGRAMY PUNKTOWE, PROGRAMY MOTYWACYJNE, APLIKACJE

5.9. Administrator zbiera Dane osobowe od uczestników w zakresie niezbędnym do wywiązania się ze swoich obowiązków względem uczestników w zakresie obsługi konta uczestnika w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach, a także wywiązania się z obowiązków wynikających z udziału w programie punktowym, programie motywacyjnym lub odpowiednio w poszczególnych akcjach, świadczenia uczestnikom usług oferowanych przy użyciu aplikacji.
5.10. Administrator przetwarza Dane osobowe w zakresie niezbędnym do dokonywania analiz zachowania uczestników, oceny efektów i skuteczności akcji podejmowanych za pomocą aplikacji, a także kierowania do uczestników ofert marketingowych związanych z galerią a prowadzonych za pomocą innych narzędzi niż aplikacja po wyrażeniu stosownych zgód uczestnika.
5.11. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby obsługi konta uczestnika w aplikacji – w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:

5.11.1. Prowadzenie i obsługa konta uczestnika w aplikacji;
5.11.2. przystąpienie do programu punktowego;
5.11.3. Dostępu do Informacji o ofertach dostępnych w Galerii.

5.12. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby organizacji i przeprowadzenia programu punktowego – w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:

5.12.1. rejestracja w programie punktowym i założenie konta punktowego;
5.12.2. prowadzenie i obsługa konta punktowego tj. rejestracja dowodów zakupu, naliczanie punktów, w tym punktów niezakupowych, prowadzenie salda punktów;
5.12.3. zamawianie i wydawanie nagród;
5.12.4. dostępu do informacji o ofertach w ramach programu punktowego i/lub oferowanych w aplikacji.

5.13. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby organizacji i przeprowadzenia programu motywacyjnego – w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:

5.13.1. prowadzenie i obsługa konta premiowego tj. rejestracja linków polecających oraz kodów rekomendacyjnych, weryfikacja prawa do nagrody, naliczanie premii punktowej, prowadzenie salda premii punktowej; oraz zamawianie i wydawanie nagród przewidzianych w programie motywacyjnym (patrz definicje w regulaminie programu motywacyjnego).

5.14. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych uczestników na potrzeby organizacji programu punktowego, programu motywacyjnego i odpowiednio przeprowadzenia poszczególnych akcji jest:

5.14.1. w przypadku programu punktowego i/lub odpowiednio programu motywacyjnego – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO) dotyczącej udziału w programie punktowym i/lub w programie motywacyjnym;
5.14.2. w przypadku akcji – reklama i promocja galerii – podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora polegający na przeprowadzeniu przez administratora poszczególnych akcji (art.6 ust. 1 lit. f RODO) – o ile inna podstawa nie zostanie wskazana w regulaminie poszczególnej akcji;
5.14.3. w przypadku rozpatrywania ewentualnych reklamacji związanych z udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym i odpowiednio w poszczególnej akcji – podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na wywiązaniu się ze zobowiązań wobec uczestników wynikających z tych przedsięwzięć (art.6 ust.1 lit. f RODO);
5.14.4. w przypadku realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z przepisów prawa m.in. przepisów podatkowych i rachunkowych – podstawą prawną jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

5.15. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych uczestników na potrzeby świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji jest:

5.15.1. W przypadku rejestracji w aplikacji i założenia konta uczestnika w aplikacji, konta punktowego i odpowiednio konta premiowego; prowadzenia i obsługi konta uczestnika w aplikacji, konta punktowego i odpowiednio konta premiowego, dostępu do informacji o ofertach w galerii przeprowadzanych przy użyciu aplikacji – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO).

5.16. Ponadto Dane osobowe uczestników w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach przetwarzane są na następujących podstawach:

5.16.1. W przypadku rozpatrywania ewentualnych reklamacji związanych z korzystaniem z aplikacji i udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym lub odpowiednio w poszczególnej akcji – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO);
5.16.2. W przypadku realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z przepisów prawa m.in. przepisów podatkowych i rachunkowych – podstawa prawna to obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
5.16.3. W celach analitycznych i statystycznych w zakresie aktywności uczestników, a także ich preferencji w związku z korzystaniem z konta uczestnika w aplikacji oraz z programu punktowego, programu motywacyjnego i odpowiednio w ramach poszczególnych akcji i/lub aplikacji – podstawa prawna to uzasadniony interes administratora i administratora grupy (art.6 ust. 1 lit. f RODO) – tj. poprawa stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
5.16.4. W przypadku ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawa prawna to uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) tj. ochrona swoich praw;
5.16.5. W przypadku geolokalizacji uczestnika na terenie galerii, w tym badanie częstotliwości odwiedzin i przemieszczania się na terenie galerii, jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 22 ust. 2 lit. c RODO);

MARKETING I INFORMACJE HANDLOWE

5.17. Administrator przetwarza Dane osobowe uczestników w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach, na następujących podstawach:

5.17.1. dla celu marketingu bezpośredniego w zakresie dotyczącym korzystania z konta uczestnika w aplikacji oraz uczestnictwa w programie punktowym, programie motywacyjnym oraz odpowiednio w zakresie uczestnictwa w poszczególnych akcjach, korzyści wynikających z takich przedsięwzięć, usług oferowanych i aplikacji oraz jej funkcjonalności – podstawa prawna to (art. 22 ust. 2 lit. a RODO);
5.17.2. w celach marketingowych partnera akcji – jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym lub odpowiednio w poszczególnej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
5.17.3. jeżeli uczestnik zamówił usługę newslettera, Administrator może kierować treści marketingowe w ramach newslettera – stanowiące marketing bezpośredni Administratora (wówczas podstawa prawna to uzasadniony interes administratora (art.6 ust. 1 lit. f RODO) – tj. marketing bezpośredni) lub dotyczące marketingu towarów i usług partnera akcji – jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym lub odpowiednio w danej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5.18. Uczestnik może wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowych w celach marketingowych za pośrednictwem wiadomości e-mail, SMS/MMS lub na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (w tym używając automatycznych systemów wywoławczych). Wyrażenie zgody następuje poprzez złożenie stosownego oświadczenia w brzmieniu udostępnionym w momencie rejestracji w aplikacji i/lub rejestracji w programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio poszczególnej akcji. udzielenie zgody nie jest niezbędne do korzystania z aplikacji i do przystąpienia i udziału programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio w poszczególnych akcjach, jednak udzielenie zgody jest konieczne – jeżeli uczestnik zainteresowany jest otrzymywaniem treści marketingowych, reklam, informacji i powiadomień o dostępnych promocjach, nowościach czy spersonalizowanych ofert (reklama behawioralna), w tym treści marketingowych w ramach newslettera.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB NAJEMCÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM

5.19. W związku z zawieraniem umów handlowych oraz umów najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów / najemców dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia, dostawców itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
5.20. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.
5.21. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH

5.22. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
5.23. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

6. ODBIORCY DANYCH

6.1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV w zakresie monitoringu wizyjnego), podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub ochrony Obiektu, kurierom, agencjom marketingowym. Dane są też ujawniane podmiotom należącym do grupy kapitałowej EPP dla realizacji wewnętrznych celów administracyjnych spółek należących do grupy kapitałowej EPP (obsługa administracyjna grupy EPP) na podstawie ich prawnie uzasadnionego interesu. Więcej informacji nt. grupy kapitałowej Administratora można znaleźć na stronie internetowej https://pl.epp-poland.com/.
6.2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

7.1. Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

7.1.1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
7.1.2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
7.1.3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

8.1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
8.2. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

9.1. Podmiotom danych przysługują następujące prawa:

9.1.1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
9.1.2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
9.1.3. prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
9.1.4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
9.1.5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
9.1.6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
9.1.7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
9.1.8. prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9.1.9. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
9.1.10. prawo do interwencji ludzkiej w przypadku profilowania – Podmiot danych ma prawa do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania podjętej automatycznie decyzji;
9.1.11. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW

9.2. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:

9.2.1. w formie pisemnej na adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce;
9.2.2. drogą elektroniczną na adres e-mail: rodo@epp-poland.com,
9.2.3. w uzasadnionych przypadkach – związanych z pobytem wnioskodawcy w Obiekcie – do obecnego w Obiekcie Pracownika/Współpracownika Administratora za pośrednictwem specjalnego formularza (wniosku), który dostępny będzie w wybranych punktach Obiektu, np. u Pracowników ochrony.

9.3. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
9.4. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
9.5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
9.6. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
9.7. Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

ZASADY POBIERANIA OPŁAT

9.8. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

9.8.1. zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł. Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania;
9.8.2. zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł. Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań;
9.8.3. W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

10.1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.